Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Max Richter
BelegDirekt
Musterstraße 1
70000 Stuttgart
E-Mail: max@belegdirekt.de

2. Übersicht der Verarbeitungen

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.

Arten der verarbeiteten Daten:
Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen), Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern), Inhaltsdaten (z.B. hochgeladene Belege und Rechnungen), Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Zugriffszeiten), Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen), Vertragsdaten (z.B. Vertragsgegenstand, Laufzeit).

3. Rechtsgrundlagen

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten:

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a. DSGVO) – Die betroffene Person hat ihre Einwilligung in die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen spezifischen Zweck oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO) – Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.

Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO) – Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich.

4. Verarbeitung von Belegen und Rechnungsdaten

Kernfunktion von BelegDirekt ist die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen für Steuerberater-Kanzleien. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

Verarbeitete Daten: Rechnungsinhalte (Kreditor, Beträge, Rechnungsnummern, Kontodaten), E-Mail-Metadaten (Absender, Betreff, Zeitstempel), Dateianhänge (PDFs, Bilder von Rechnungen).

Zweck: Automatisierte Datenextraktion und Kontierung zur Weiterverarbeitung in DATEV-Systemen der Kanzlei.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO) sowie Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Speicherdauer: Belege werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach Kündigung innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Einsatz von Künstlicher Intelligenz

Wir nutzen KI-Dienste (Anthropic Claude API) zur automatisierten Extraktion von Rechnungsdaten und zur Kontierungsvorschlag-Generierung. Die Verarbeitung erfolgt über eine API-Schnittstelle. Die übermittelten Daten werden vom KI-Anbieter nicht für Trainingszwecke verwendet.

6. Hosting und Infrastruktur

Webhosting: Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA. Datenschutzerklärung: vercel.com/legal/privacy-policy

Datenbank und Dateispeicherung: Supabase Inc. Serverstandort: Frankfurt am Main, Deutschland (EU). Alle Daten werden innerhalb der EU gespeichert.

E-Mail-Verarbeitung: ActiveCampaign LLC (Postmark), 1 N Dearborn St, Chicago, IL 60602, USA. Datenschutzerklärung: postmarkapp.com/privacy-policy

7. Cookies und Tracking

BelegDirekt verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung und Sitzungsverwaltung. Wir setzen keine Tracking-Cookies, kein Google Analytics und keine Werbe-Tracker ein.

8. Ihre Rechte

Ihnen stehen als Betroffene nach der DSGVO verschiedene Rechte zu:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen.

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.

9. Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag)

Für Kanzleien, die BelegDirekt nutzen, stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) gemäß Art. 28 DSGVO bereit. Diesen erhalten Sie auf Anfrage per E-Mail an max@belegdirekt.de.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.